התהליכים המרכיבים את האוטומציה העסקית מחולקים לפי החלקים השונים בעסק: אוטומציה שיווקית, אוטומציה תפעולית ואוטומציה לשירות ומכירה.
ישנם סוגים שונים של עסקים מתחומים שונים אשר המשותף להם הוא המטרה לשמה הוקם העסק. המטרה יכולה להיות כספית, ערכית, תרומה לקהילה וכו'.
מכלול התהליכים מתקיימים עבור המטרה הסופית של העסק. עסקים מורכבים מתפעול, מכירה ושירות ולכל חלק יש מערכת משימות התומכות בתהליכים השונים. בכל עסק ישנם מגוון תהליכים שחוזרים על עצמם, נעשים בצורה ידנית וגוזלים זמן רב. זה המקום שבו נכנסת האוטומציה העסקית.
אוטומציה עסקית מחברת בין המערכות השונות בעסק ומבצעת אופטימיזציה של הנתונים. המערכת אוספת את הנתונים מהמערכות השונות כגון חשבוניות, דוחות, מיילים, sms, רשתות חברתיות, קמפיינים ואתרי אינטרנט ומנתבת אותם בצורה אוטומטית ובסדר מסוים המאפשר המשך תהליך.
לדוגמה, מתעניין משאיר פרטים והופך ל"ליד". יכול להיות שהמתעניין מכיר את המוצר או השירות שאנו מוכרים ויקח החלטה במהלך שיחת הטלפון, ויכול להיות שננהל שיחת טלפון ארוכה, כאשר המתעניין לא בדיוק מכיר את המוצר או השירות. כאן באה לעזרתינו האוטומציה השיווקית שהיא חלק ממרכיבי האוטומציה העסקית ומבדילה בין "ליד חם" ל"ליד קר". ברגע שהלקוח מתעניין במוצר, הוא נכנס באופן אוטומטי לרשימת דיוור ומתחיל לקבל סדרת מסרים בנוגע למוצר או השירות הספציפי בו הוא הביע עניין. אם במהלך שיחת הטלפון עם נציג המכירות, לא בוצעה עסקה, והלקוח עדיין מתלבט, הוא ימשיך לקבל סדרת מסרים שתחזק את המוצר או השירות עד לשיחת הטלפון הבאה. במידה והמתעניין הפך ללקוח, הוא באופן אוטומטי, יוצא מרשימת מתעניינים ועובר לרשימת לקוחות ומתחיל לקבל סדרת מסרים עבור לקוחות קיימים ולהציע לו מוצרים משלימים. כמובן שכל התהליך מתבצע בצורה "עדינה" מול הלקוח כאשר הוא מרגיש שהדיוור שהוא מקבל הוא בעל ערך עבורו ועוזר לו בתהליך קבלת החלטה לגבי הרכישה.
דוגמה נוספת היא לידים שמגיעים ממערך הפרסום, מתעדכנים בעזרת אוטומציה עסקית במערכות השונות, כולל google analytics, לבסוף מוצגים על דשבורד אחד כגון data studio המרכז את נתוני העסק במקום אחד ומנתח בצורה ויזואלית את הנתונים בעזרת גרפים וטבלאות ועוזר להפיק מכך ערך לעסק.
אוטומציה עסקית נותנת את הפתרונות בכל נגיעה בעסק, כגון הנהלת חשבונות, ניהול המשרד, ניהול יומן פגישות, ניהול השיווק, ניהול המכירה, ניהול תהליך נטישת עגלה, ניהול מלאי וכו'.
כוחה של האוטומציה העסקית בא לידי ביטוי במתן מענה לעבודות חוזרות אשר מבוצעות באופן ידני ועוזרות לייעל את העבודה, לחסוך זמן יקר ולפנות משאבים לקידום העסק. חשוב לציין כי לכל עסק יש את האופי שלו ולכן האוטומציה העסקית בעלת גמישות רבה ותתאים את עצמה עבור כל סוג עסק במטרה לתמוך ולייעל את התהליכים המתאימים בדיוק לעסק הספציפי.